Auditamos tu expediente
Revisión participante a participante antes del informe final, con un informe de huecos y qué hay que subsanar mientras se está a tiempo.
Avanta · Especialidad
Fondos Erasmus+ y CES: la parte que nadie te lleva.
Escribir el proyecto lo hace mucha gente. Contabilizarlo bien, tener el papel correcto de cada participante y saber qué pasa después en Sociedades, en el IVA y en el IRPF, no. Eso es lo que hacemos aquí.
- KA1, KA2 y voluntariado CES
- Contabilidad y cierre
- Preparación ante control
Un coste unitario no se justifica con facturas.
Es la idea de la que cuelga todo lo demás, y la que muchas asesorías no tienen interiorizada. Aplican el reflejo de siempre —pedir la factura— y organizan mal todo el expediente.
Lo que hay que probar no es cuánto gastaste, sino el hecho generador: que el participante existió, viajó, participó los días declarados y recibió lo que le correspondía. La factura del catering no prueba nada. La lista de asistencia firmada, sí.
Y la consecuencia de no tenerlo está tasada en el propio convenio: las unidades insuficientemente sustentadas son inelegibles y se rechazan. No se discute la calidad del proyecto, se eliminan las unidades y se exige el reintegro.
Te damos los modelos
Recibí, declaración de asistencia y certificado de participación listos para usar, más la matriz de qué evidencia toca a cada partida.
Contabilizamos el proyecto
Anticipo como pasivo, periodificación por ejercicio y calificación fiscal de cada pago por escrito. Con el cierre cuadrado.
Te acompañamos en un control
Dossier ordenado, simulacro de visita, asistencia el día del control y redacción de las alegaciones al informe borrador.
Cómo nos repartimos el trabajo
Séneca lleva el proyecto: la candidatura, los socios, las actividades y el informe. Nosotros llevamos el dinero. Son dos trabajos distintos y la mayoría de las entidades solo tiene contratado el primero. Si ya tienes quien te escriba los proyectos, entramos solo en la parte económica.
Quién cobra qué, y por qué importa.
Los importes cambian con cada convocatoria y con el país de acogida, así que aquí no van números: van los conceptos, que son los que no cambian y los que se confunden.
- Erasmus+ · Lo cobra la entidadOrganisational support
- Apoyo a la organización. Cubre los costes ligados a la ejecución de las actividades; en educación superior la guía excluye además la subsistencia y el viaje. Se asigna por número de participantes y, si se cumple el número declarado, no hay sobrante que devolver.
- Erasmus+ · Llega al participanteIndividual support
- Ayuda de subsistencia del participante, por día y país de acogida. Suele incluir un día de viaje antes y otro después, y días adicionales cuando hay green travel.
- Ambos programasTravel
- Coste unitario por banda de distancia, no reembolso del billete. Tiene tarifa diferenciada para viaje sostenible, y la distancia se calcula con la herramienta oficial, no a ojo.
- CES · Lo cobra la entidadOrganisational support (voluntariado)
- Aquí está la trampa. En el Cuerpo Europeo de Solidaridad la manutención, el alojamiento y el transporte local del voluntario van dentro del apoyo que percibe la organización, no se le entregan en metálico.
- CES · Llega al voluntarioPocket money
- Lo único que el voluntario recibe en dinero: una contribución a sus gastos personales adicionales, por día. Excluye a los acompañantes.
- Ambos programasExceptional costs
- La excepción a todo lo anterior: aquí sí se justifica a coste real, con factura y prueba de pago. Conviene tenerlas separadas desde el primer día, porque el régimen documental es distinto.
Confundir el modelo de Erasmus+ con el del CES
Es el error que más agujeros de tesorería provoca. Una entidad que viene de gestionar movilidades KA1 asume que al voluntario del CES hay que entregarle una ayuda de subsistencia, porque en Erasmus+ existe. En el CES no existe esa partida. Si además se le entrega dinero, la entidad paga dos veces lo mismo y se queda sin margen para lo que sí tiene que cubrir.
Y si quieres comprobar que sabemos de esto.
Abre lo que te interese. Es lo que normalmente se descubre en el peor momento: cuando llega la comprobación.
Qué papel hay que tener de cada participante Si solo tienes una lista de nombres y unas fotos, tienes un problema latente
En movilidad y voluntariado
Son dos documentos por participante, y hacen falta los dos:
- Declaración de asistencia firmada por el participante y por la organización de acogida, con el lugar y las fechas de inicio y fin.
- Prueba del pago íntegro de lo que le corresponde: justificante de transferencia a su cuenta, o recibí firmado por él.
Aquí es donde más entidades españolas fallan, y siempre por lo mismo: se paga en efectivo sin recibí, o se transfiere pero no se archiva el justificante nominativo. Falta uno de los dos y la unidad decae.
En proyectos de cooperación la lógica es otra
Y esto todavía se explica mal en muchos sitios. El modelo cambió: hoy se financian por suma global desglosada en paquetes de trabajo que el propio solicitante define, o por sumas globales predefinidas en las asociaciones a pequeña escala.
Las antiguas partidas de reuniones transnacionales, productos intelectuales y eventos multiplicadores desaparecieron, y con ellas la justificación por categorías de gasto. Lo que se evalúa es si el paquete de trabajo se ha completado. Si alguien te prepara la justificación con listas de horas de personal y perfiles salariales, está aplicando un manual derogado. Y un paquete que se considere no completado no se recorta un poco: puede caerse entero.
La plataforma y el papel tienen que decir lo mismo
Toda la información se codifica en la plataforma de gestión, y ahí se declara el hecho generador. Pero se prueba en papel. Una discrepancia entre las fechas de la plataforma y las de las listas de asistencia es lo primero que salta en una comprobación.
Meter las fechas tarde no es un descuido administrativo
En el CES, de las fechas que codificas depende el alta del participante en el seguro que la Comisión pone a su disposición, y tiene que estar hecha antes de la salida. Si se introducen tarde o mal, el voluntario puede llegar a viajar sin cobertura. Aquí un campo mal puesto deja a una persona sin seguro en otro país.
Cuánto hay que guardarlo
Cinco años desde el pago final, que bajan a tres cuando la subvención no supera los 60.000 euros, y se prorroga si hay un control o litigio en marcha. Además hay que conservar originales: los digitalizados solo valen si la ley nacional lo permite.
Contabilidad: el anticipo no es un ingreso El error que más distorsiona las cuentas de una entidad pequeña con un proyecto grande
Las normas del plan contable de las entidades sin fines lucrativos son claras: una subvención para gastos de ejecución plurianual solo se califica como no reintegrable cuando al cierre se ha ejecutado la actuación, y si es parcial, solo en proporción al gasto ejecutado. Mientras siga siendo reintegrable, se registra como pasivo.
Traducido: el anticipo que ingresa la Agencia Nacional al firmar es deuda, no ingreso, hasta que se ejecuta el gasto.
Los tres daños de registrarlo mal
- Se infla el excedente del ejercicio del cobro, y la entidad parece tener un resultado que no tiene.
- Se distorsiona el cálculo del destino de rentas a fines que exige el régimen fiscal especial: un requisito que se cumple parece incumplirse.
- Se genera una base imponible ficticia sobre dinero que todavía no es de la entidad.
Cuando tu entidad solo es un canal
Si no eres beneficiaria sino mero intermediario entre quien concede y los destinatarios finales, el importe no influye en tu cuenta de resultados y solo se registran los movimientos de tesorería. Es la situación de la organización de envío que canaliza fondos hacia participantes de otra entidad. Aplicarlo bien evita inflar la cifra de ingresos y cruzar umbrales que no te tocaban.
Impuestos de la entidad: dos mitos que conviene enterrar Sociedades e IVA, y por qué hay que presupuestar con el IVA dentro
Impuesto sobre Sociedades
La subvención sigue la suerte de la actividad que financia. Si estás en el régimen especial, están exentas salvo las destinadas a explotaciones económicas no exentas. Si no lo estás, tributas como parcialmente exenta y el criterio es el mismo con otra norma.
Renta exenta no significa no declarar
Una entidad parcialmente exenta solo queda exonerada si cumple tres condiciones a la vez: ingresos totales no superiores a 75.000 €, ingresos de rentas no exentas no superiores a 2.000 € y que todas las no exentas estén sometidas a retención. Un proyecto europeo de cierto tamaño cruza el primer umbral él solo.
Y aquí se ve por qué la contabilidad importa: el umbral se mide sobre los ingresos imputados al ejercicio, no sobre lo que entró en la cuenta. Un proyecto plurianual bien periodificado puede quedar por debajo los dos años; el mismo llevado íntegro al año del cobro lo cruza.
«Hay que repercutir IVA sobre la subvención»
No. Solo se integran en la base las subvenciones vinculadas directamente al precio de operaciones sujetas. Un fondo europeo que financia un proyecto cuyos destinatarios no pagan nada no es eso.
«Cobrar subvenciones me baja la prorrata»
Dejó de ser cierto hace casi dos décadas y sigue circulando. Las subvenciones no figuran en el denominador de la prorrata general. Lo que limita el derecho a deducir es realizar actividades no sujetas o exentas, no percibir una subvención. Seguimos encontrando entidades con la prorrata mal calculada durante años por esto, con IVA no deducido que sí era deducible.
Lo que sí es verdad, y hay que presupuestar
Si el proyecto se ejecuta como actividad no económica, el IVA soportado no es deducible y es un coste real. Para la justificación por costes unitarios da igual; para saber si el proyecto es viable, es decisivo: hay que presupuestar con el IVA dentro.
El dinero que le das a un participante, ¿tributa? La pregunta que más nos hacen y la que peor se contesta por ahí
La exención de becas no cubre todo lo que la gente cree
Tiene dos filtros acumulativos y casi nadie aplica los dos:
- Quién concede. En su modalidad de beca al estudio, solo las públicas, las de entidades sin fines lucrativos acogidas al régimen especial y las de fundaciones bancarias en su obra social. Una asociación corriente no puede conceder becas exentas por esta vía.
- Para qué. Solo para cursar estudios reglados.
De ahí se sigue algo incómodo: la beca de movilidad de un estudiante universitario encaja bien. Un intercambio juvenil o un voluntariado del CES no son estudios reglados, así que no encajan de forma automática.
Cómo lo tratamos entonces
Con la doctrina general sobre voluntariado, que distingue dos escenarios. Si la entidad pone directamente los medios —aloja, alimenta, compra el billete— o reembolsa gastos reales contra justificante, no hay renta para el participante. Si entrega cantidades a tanto alzado sin control del gasto, hay riesgo de que se califique como rendimiento sujeto, con retención a cargo de la entidad.
La consecuencia es de diseño, no de papeleo: se puede organizar el proyecto para que la entrega sea claramente un reembolso. Eso se decide al principio, no al final.
Aquí no hay doctrina cerrada, y preferimos decirlo
No hay una consulta vinculante de la Dirección General de Tributos que resuelva expresamente el pocket money del CES ni la ayuda de subsistencia de una movilidad juvenil. Quien te asegure lo contrario sin matices no se ha leído el expediente. Cuando el importe lo justifica, lo correcto es plantear una consulta vinculante propia, y te la preparamos.
Tres reglas que sí son firmes
- Exento no significa que no haya que informarlo. Las becas exentas se declaran en el resumen anual de retenciones con su clave específica. El error típico es no retener (correcto) y tampoco declarar (incorrecto): Hacienda detecta el descuadre contra los datos fiscales del perceptor.
- La referencia de kilometraje está actualizada. El régimen de dietas pasó de 0,19 a 0,26 euros por kilómetro en julio de 2023, más peajes y aparcamiento. Seguimos viendo manuales internos con los 0,19. Ojo: con un voluntario no hay relación laboral, así que ese régimen no se aplica sin más; lo que hay es un reembolso de gasto justificado.
- Un formador no es un participante. A quien imparte un taller se le retiene y se le pide factura si actúa como profesional. Un participante nunca emite factura: se le documenta con recibí y certificado. Mezclar las dos figuras es el origen de la mitad de los líos.
Lo que pasa si entregas dinero sin ningún papel
No es un riesgo, son tres a la vez. La Agencia Nacional retira la unidad y exige el reintegro. Hacienda puede negar la deducibilidad del gasto tratándolo como liberalidad, o exigirte la retención que no practicaste. Y un pago sin causa documentada a una persona física puede reconducirse a donación, con su propio impuesto a cargo de quien lo recibió.
Quién puede venir a mirar, y qué mira Los cinco tipos de control y qué pasa después de una visita
| Control | Cuándo | Qué se mira |
|---|---|---|
| Informe final | Al cierre, en todos los proyectos | Coherencia entre lo declarado, lo aprobado y lo ejecutado |
| Comprobación documental | Tras el informe, sobre muestra | Los justificantes de cada participante, uno por uno |
| Visita en ejecución | Con el proyecto en marcha | Que la actividad existe y se desarrolla como se dijo |
| Visita posterior | Después de cerrar | Cruce con tu contabilidad y con los registros de personal |
| Control de sistemas | A entidades acreditadas y recurrentes | La calidad de tu control interno, no un proyecto concreto |
Además de la Agencia Nacional pueden actuar la Comisión Europea, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude, la Fiscalía Europea y el Tribunal de Cuentas Europeo. No es habitual para una entidad pequeña, pero conviene saber que el expediente hay que poder enseñarlo.
Tras una visita hay plazo para el informe borrador y plazo para alegar, y ese momento es decisivo: un hallazgo que no se contesta a tiempo se consolida como importe inelegible. Un control de sistemas que califique mal tu control interno afecta a la acreditación, no solo al proyecto en curso.
Si el proyecto ya cerró
Se puede reconstruir parte con declaraciones de la organización de acogida y evidencia indirecta, pero no siempre se salva todo. Cuanto antes entremos, más se salva. Con el proyecto en marcha, se salva todo.
Las de la primera llamada.
Nuestra gestoría dice que necesita todas las facturas del proyecto. ¿Es así?
Para las partidas de coste unitario, no. El convenio dice expresamente que hay que probar el número de unidades declaradas y que no hacen falta registros de los costes reales. Pedir facturas de un coste unitario no es solo innecesario: desvía el esfuerzo del sitio donde de verdad se juega el reintegro, que es la documentación de cada participante.
Donde sí hacen falta facturas es en las partidas de coste excepcional. Por eso conviene separarlas desde el primer apunte.
¿Podemos usar el organisational support para pagar a nuestra coordinadora?
Sí, esa es exactamente su función: cubre los costes ligados a la ejecución, incluida coordinación, gestión, seguimiento y difusión. Es dinero de la organización, no del participante.
Lo que hay que cuidar es la parte laboral y contable: que exista relación jurídica correcta y que el coste esté bien imputado. Y si esa persona es además miembro de la junta directiva, se trata como lo que es, una operación con persona vinculada.
Recibimos el anticipo en diciembre y el proyecto va hasta el año siguiente. ¿Cómo lo cerramos?
El anticipo no ejecutado a 31 de diciembre no es ingreso, es pasivo. Solo se reconoce como no reintegrable la parte proporcional al gasto ya ejecutado, y esa parte se imputa correlacionada con los gastos que financia.
Si tu asesoría lo llevó al resultado del año del cobro, hay dos cosas que mirar: un excedente inflado que no era real y, si estáis en el régimen especial, un cálculo distorsionado del destino de rentas. Se puede corregir.
Pagamos el pocket money en efectivo cada semana. ¿Está mal?
No está prohibido, pero te deja sin la prueba que se te va a pedir. En una comprobación hace falta acreditar el pago íntegro con justificante de transferencia o con recibí firmado. Si pagas en efectivo, el recibí deja de ser recomendable y pasa a ser imprescindible, con importe, fecha, concepto y firma.
Nuestra recomendación es transferencia siempre que se pueda, y recibí como respaldo. Cuesta lo mismo y elimina el problema.
Ya cerramos el proyecto hace un año. ¿Sirve de algo revisarlo ahora?
Sirve, porque el plazo de control sigue abierto: cinco años desde el pago final, o tres si la subvención no superó los 60.000 euros. Durante todo ese tiempo te pueden pedir el expediente.
Una revisión posterior permite localizar los huecos, reconstruir lo que todavía se puede y dejar el archivo ordenado. Y sobre todo, evita repetir los mismos huecos en el proyecto siguiente.
Mándanos tu convenio de subvención y te decimos dónde estás expuesto.
Con el convenio y una lista de participantes se ve en una tarde qué partidas tienes cubiertas, cuáles no y qué hay que arreglar antes del informe final. Si el proyecto ya cerró, se ve qué se puede reconstruir todavía.
EscríbenosSobre esta página Contenido revisado el 7 de agosto de 2026. Las reglas de financiación, los importes por partida y los requisitos documentales se fijan cada año en la guía del programa y en el convenio concreto, y cambian. Aquí explicamos los criterios estables y la lógica del modelo, no las tarifas de una convocatoria. Lo que aplique a tu proyecto se determina sobre tu convenio, que es el documento que manda.